1 總 則

1．0．1 為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，制定本規(guī)范。

1．0．2 本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 　　

1．0．3 建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

2 術(shù) 語(yǔ)

2．0．1 建設(shè)工程項(xiàng)目 (construction project) 　　

經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。

2．0．2 單位工程 (single project) 　　

具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。 　　

2．0．3 分部工程 (subproject) 　　

單位工程中可以獨(dú)立組織施工的工程。 　　

2．0．4 建設(shè)工程文件 (construction project document) 　　

在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱為工程文件。 　　

2．0．5 工程準(zhǔn)備階段文件 (seedtime document of a construction project) 　　

工程開(kāi)工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。2．0．6監(jiān)理文件 (project management document) 

監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件。 　　

2．0．7 施工文件 (constructing document) 　　

施工單位在工程施工過(guò)程中形成的文件。 　　

2．0．8 竣工圖 (as―build drawing) 　　

工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。 　　

2．0．9竣工驗(yàn)收文件 (handing over document) 　　

建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。 　　

2．0．10 建設(shè)工程檔案 (project archive) 　　

在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案。 　　

2．0．11 案卷 (file) 　　

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。 　　

2．0．12 立卷 (filing) 　　

按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。 　　2．0．13 歸檔 (putting into record) 　　

文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

3 基本規(guī)定

3．0．1 建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。 　　

3．0．2 在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)： 　　1 在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求； 　　

2 收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔； 　　

3 負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作； 　　

4 收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案； 　　

5 在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收； 

6 對(duì)列入城建檔案館(室)接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)移交一套符合規(guī)定的工程移交。 　　

3．0．3 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。 　　

3．0．4 建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。 　　

3．0．5 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。

4 工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

4．1 工程文件的歸檔范圍 　　

4．1．1 對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

4．1．2 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。 　　

4．2 歸檔文件的質(zhì)量要求 　　

4．2．1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。 　　

4．2．2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 　　

4．2．3 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 　　

4．2．4 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。 　　

4．2．5 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 　　

4．2．6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面 (297mmX210nmm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 　　

4．2．7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

4．2．8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 　　

1 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括： “竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。 　　

2 竣工圖章示例如下： 　　

3 竣工圖章尺寸為：50mmX80mm。 　　

4 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。 　　

4．2．9 利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1／3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 　　

4．2．10 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB／10609．3--89)統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm×210mm)，圖標(biāo)欄露在外面。

5 工程文件的立卷

5．1 立卷的原則和方法 　　

5．1．1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 　　

5．1．2 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。 　　

5．1．3 卷可采用如下方法： 　　

1 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分； 　　

2 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷； 　　

3 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷； 　　

4 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷； 　　

5 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷； 　　

6 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。 　　

5．1．4 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求： 　　

1 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm。 　　

2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 　　

5．2 卷內(nèi)文件的排列 　　

5．2．1 文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。 　　

5．2．2 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。 　　

5．2．3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 　　

5．3 案卷的編目 　　

5．3．1 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。 　　

2 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。 　　

3 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。 　　

4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 　　

5．3．2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。 　　

2 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。 　　

3 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。 　　

4 文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。 　　

5 文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。 　　

6 日期：填寫(xiě)文件形成的日期。 　　

7 頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。 　　

8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。 　　

5．3．3 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。 　　

2 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。 　　

3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。 　　

5．3．4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。 　　

2 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。 　　

3 檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。 　　

4 檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫(xiě)。 　　

5 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 　　

6 編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。 　　

7 起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 　　

8 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見(jiàn)附錄A。 　　

永久是指工程檔案需永久保存。 　　

長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。 　　

短期是指工程檔案保存20年以下。 　　

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。 　　

9 密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。 　　

5．3．5 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。 　　

5．4 案 卷 裝 訂 　　

5．4．1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。 　　

既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。 　　

5．4．2 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。 　　

5．5 卷盒、卷夾、案卷脊背 　　

5．5．1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。 　　

1 卷盒的外表尺寸為310mmx220mm，厚度分別為20、30、40、50 mm。 　　

2 卷夾的外表尺寸為310mmX220mm，厚度一般為20～30 mm。 　　

3 卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

5．5．2 案卷脊背案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。式樣宜符合附錄E。

6 工程文件的歸檔

6．0．1 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。文件材料歸檔范圍詳見(jiàn)附表A。文件材料的質(zhì)量符合4．2的要求。 　　

2 歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。 　　

6．0．2 歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定： 　　

1 根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。 　　

2 勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。 　

　6.0．3 勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。 　　

6．0．4 工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。 　　

6．0．5 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。 　　

6．0．6 凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)范附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。

7 工程檔案的驗(yàn)收與移交

7．0．1 列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。 　　

7．0．2 城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容： 　　

1 工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整； 　　

2 工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況； 　　

3 工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定； 　　

4 竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 　　

5 文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備； 　　

6 文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求。 　　

7．0．3 列入城建檔案館(室)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館(室)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 

7．0．4 停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。 　　

7．0．5 對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館 (室)移交。 　　

7．0．6 建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。