1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求，整理程序和保管條件。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 7156文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼

GB/TIS 418檔案分類標(biāo)引規(guī)則

DA/T 18檔案著錄規(guī)則

DA/T 19檔案主題標(biāo)引規(guī)則

JGJ 25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》國(guó)檔發(fā)[1987]27號(hào)

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》

《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密實(shí)施辦法》

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1照片檔案

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

3.2 芯頁(yè)

用以固定照片或底片，并標(biāo)注說(shuō)明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。

4 照片檔案的收集

4.1 收集范圍

4.1.1 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。

4.1.1.1 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

4.1.1.2 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。

4.1.1.3記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

4.1.2 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

4.1.3 其他具有保存價(jià)值的照片。

4.2 收集要求

4.2.1 對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。

4.2.2 對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。

4.2.3 對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

4.2.4 底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。

4.2.5 底片與照片影像應(yīng)一致。

4.2.6 對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。

4.2.7 照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

4.3 收集時(shí)間

4.3.1 對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

4.3.2 依照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意可以提前或延遲移交。

4.3.3 檔案館應(yīng)按收集范圍隨時(shí)征集零散的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片。

5 照片檔案的整理

5.1 整理原則

照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。

5.2 照片、底片的鑒定

5.2.1 保管期限

保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

5.2.2 密級(jí)

密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、GB/T 7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.3 底片的整理

5.3.1 底片的編號(hào)

底片號(hào)是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：

全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。

張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。

5.3.2 底片號(hào)的登錄

5.3.2.1 宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處（刻寫(xiě)不下時(shí)，前段可不寫(xiě)），不得影響畫(huà)面；也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

5.3.2.2 底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。

5.3.3 底片袋的標(biāo)注

底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

5.3.4 底片的入冊(cè)

5.3.4.1 底片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。

5.3.4.2 應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?cè)。

5.3.4.3 芯頁(yè)的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào)。

5.3.5 大幅底片的放置

對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序排列。

5.3.6 冊(cè)內(nèi)備考表

5.3.6.1 冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本冊(cè)情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。冊(cè)內(nèi)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置。冊(cè)內(nèi)備考表見(jiàn)附錄A。

5.3.6.2 本冊(cè)情況說(shuō)明：填寫(xiě)冊(cè)內(nèi)底片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)底片冊(cè)立冊(cè)以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)說(shuō)明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

5.3.7 底片冊(cè)的封面

底片冊(cè)的封面應(yīng)印制“底片冊(cè)”字樣。

5.3.8 底片冊(cè)的冊(cè)脊

底片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、起止張?zhí)?、?cè)號(hào)。 底片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B。

5.3.9 底片冊(cè)的排列

底片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。

5.4 照片的整理

5.4.1照片的分類

應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙蕖獑?wèn)題—年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。

5.4.2 照片的排列

應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。

5.4.3 照片的編號(hào)

照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：

格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊(cè)號(hào)—張?zhí)?

格式二：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?

若采用格式二，可選用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法（影像相符的照片、底片編號(hào)相同）。選用合一編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。

冊(cè)號(hào)：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。

張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦?cè)內(nèi)的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。

5.4.4 照片的入冊(cè)

5.4.4.1 照片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。芯頁(yè)格式參考示例參見(jiàn)附錄C。

5.4.4.2 應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。

5.4.5 大幅照片的放置

對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5厘米。以豎直放置為宜。

5.4.6 單張照片說(shuō)明的填寫(xiě)

5.4.6.1 說(shuō)明的格式

說(shuō)明應(yīng)采用橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)。其格式如下：

題名：

照片號(hào)：

底片號(hào)：

參見(jiàn)號(hào)：

時(shí)間：

攝影者：

文字說(shuō)明：

5.4.6.2 說(shuō)明的內(nèi)容

5.4.6.2.1題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

5.4.6.2.2 照片號(hào)按5.4.3。

5.4.6.2.3 底片號(hào)按5.3.1。

若采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填寫(xiě)底片號(hào)。

5.4.6.2.4 參見(jiàn)號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下 ：

（相關(guān)檔案種類）檔號(hào)

注：括號(hào)內(nèi)為選擇性著錄內(nèi)容。

示例1：文書(shū)檔案0113-2-18

示例2：科技檔案G-J-21

照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對(duì)其參見(jiàn)號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

5.4.6.2.5 照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1至4位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日。

示例：1953年3月2日寫(xiě)作19530302。

5.4.6.2.6 攝影者一般填寫(xiě)個(gè)人，必要時(shí)可加寫(xiě)單位。

5.4.6.2.7 文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。

5.4.6.2.8 密級(jí)應(yīng)按GB/T 7156所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標(biāo)明，使用印章亦可。

5.4.6.3 說(shuō)明的位置

單張照片的說(shuō)明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書(shū)寫(xiě)。

5.4.6.4 大幅照片的說(shuō)明

對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。

5.4.7 組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)

5.4.7.1 一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。

5.4.7.2 組合照片說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

5.4.7.3 應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

5.4.7.4 同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用“①”。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。

5.4.7.5 整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。

示例：相關(guān)照片長(zhǎng)期—4—⑥

上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

5.4.7.6 組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。

5.4.8 冊(cè)內(nèi)備考表按5.3.6。

5.4.9 照片冊(cè)的封面

照片冊(cè)的封面應(yīng)印制“照片冊(cè)”字樣。

5.4.10 照片冊(cè)的冊(cè)脊

照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴?

照片冊(cè)冊(cè)脊的格式：照片號(hào)為格式一的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（一）；照片號(hào)為格式二的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（二）。

5.4.11 照片冊(cè)的排列

照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。

5.5 照片檔案目錄的編制

5.5.1 目錄的著錄

5.5.1.1 著錄項(xiàng)目

照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。

5.5.1.2 條目的著錄單位

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。

5.5.1.3 組合照片的著錄

5.5.1.3.1 以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。

5.5.1.3.2 以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

5.5.1.4 大幅照片的標(biāo)注

對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。

5.5.1.5 著錄與標(biāo)引的要求

照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求，應(yīng)按照DA/T18、GB/T15418、DA/T19執(zhí)行。

5.5.2 目錄的編制

5.5.2.1 目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

5.5.2.2 基本目錄

照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序。照片檔案基本目錄參考示例參見(jiàn)附錄D。

5.5.2.3 冊(cè)內(nèi)目錄

冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。冊(cè)內(nèi)照片目錄參考示例參見(jiàn)附錄E。

6 照片檔案的保管

6.1 包裝物與裝具

6.1.1 底片袋

底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2∽9.5之間，a-纖維素含量應(yīng)高于87%。

底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。

6.1.2 底片冊(cè)、照片冊(cè)

底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2∽9.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。

6.1.3 貯存柜架

底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。

貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。

對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。

6.2 溫度、濕度要求

6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見(jiàn)表1。

表1推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度